UNIDAD 4

UNIDAD 4 

HOJA DE CALCULO EXCEL 

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios.

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años ’60, cuando artículos en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al concepto de “hoja de cálculo electrónica”. La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc.

Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer bases de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y representaciones en gráfico de torta, barras y otros. Estas funciones no sólo son muy útiles para la administración y decisión a nivel ejecutivo, sino que también son fundamentales a la hora de presentar resultados y conclusiones laborales y de negocios a públicos y clientes.

Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software, este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en contadores y especialistas de cálculos y economía).

Hoy por hoy existen muchos programas que ofrecen esta variedad de servicios. La más común y popular en el mundo es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que se emplea en pequeñas y grandes oficinas y hasta para llevar las finanzas familiares. También puede recurrirse a Calc, de OpenOffice.org, Gnumeric de Gnome Office, Numbers de Apple y varias otras de acuerdo con el sistema operativo que se use.

Planillas de cálculo

La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un número, desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de celdas se denomina rango. Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), que se encuentra integrada por la letra de la columna seguida por el número de fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7 corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7 y la celda D15, a la intersección de la columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto, números, fechas o fórmulas y funciones– que usen valores existentes en otras celdas para efectuar un cálculo determinado.

Libros

Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad de hojas que queramos y, luego, también eliminar las que no sean necesarias. Además, es posible vincular una hoja de cálculo a otras para realizar diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que representa a la hoja actual. Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada con la extensión .XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones. De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE EXCEL

Ventajas

·         Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo significativamente ampliadas.

·         Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.

·         Permiten compartir hojas de cálculo con mayor seguridad.

·         Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de archivos dañados a la vez

·         Las facilidades de hojas de cálculo hacen que los cálculos sean más fáciles de entender, mostrando las etapas del desarrollo de una suma, con la posibilidad de escribir notas que explican cada línea. 

·         La cuadrícula que encierra las celdas en la hoja de cálculo puede ser visible o invisible en la impresión, lo que permite darle formato a los informes desde la pantalla de la hoja de cálculo.

·         Las plantillas que contienen las fórmulas que se usan a menudo aumentan la productividad eliminando la necesidad de operadores altamente calificados.

·         Las hojas de cálculo también pueden interactuar con bases de datos para rellenar los campos de referencia, automatizando casi toda la fase de creación de la hoja de cálculo.

Desventajas

·         Uno de los problemas más notorios de este software de hoja de cálculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900, es decir, no puede manejar campos en formato de Fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Esto viene desde las antiguas versiones de 16 bits, hasta la actual.

·         Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

·      Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas base de datos, informes y otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas relativamente mediante la letra de la columna y el número de la fila.

·      No es una aplicación de la que uno pueda ser autodidacta, sino que en general se necesitan cursos para poder sacarle el partido necesario, y utilizar las características más complejas.

·   Aparte, en cualquier momento se pueden perder los datos en caso de no haber guardado correctamente las hojas de cálculo, como cualquier archivo de ordenador.

·         Desgraciadamente no todos los paquetes de Oficina de hojas de cálculo son gratuitos. Algunos se tienen que adquirir por medio de una licencia, como Microsoft Office

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL ENTORNO DE EXCEL 2013

En esta sección conoceremos el entorno de trabajo de Microsoft Excel 2013, con el objetivo de focalizar la atención en los distintos elementos que componen su interfaz y aprender la utilidad de cada uno de ellos. De esta manera, cuando necesitemos acceder a las diferentes herramientas del programa podremos hacerlo de forma rápida al estar familiarizados con el entorno.

Barra de título y Barra de herramientas de acceso rápido.

La Barra de título se encuentra en la parte superior de la ventana de la aplicación, muestra el nombre del libro abierto y contiene los clásicos botones de Windows que permiten minimizar, maximizar y cerrar la ventana.

La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada, de manera predeterminada, en la parte superior izquierda de la ventana de la aplicación, y contiene las herramientas que usamos con mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar, Deshacer, Rehacer.

Es posible personalizar esta barra de acuerdo con nuestras necesidades, quitando o agregando diferentes comandos.

Guardar: permite guardar un archivo. Si no se lo guardó previamente, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

Deshacer: da la posibilidad de revertir una acción que acabamos de realizar. Podemos deshacer varias acciones presionando el botón tantas veces como sean necesarias.

Rehacer: es la contracara del botón anterior, ya que permite rehacer acciones. Solo podemos rehacer algo que se ha deshecho previamente; por eso, en algunas ocasiones esta opción está desactivada.

Nuevo: abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas, sino que lo hemos agregado al personalizar la barra.

Impresión rápida: imprime la hoja de cálculo directamente, sin mostrar el cuadro de diálogo de impresión, que nos da la opción de configurar distintos parámetros. Este botón también fue agregado a la barra de herramientas mediante la opción de personalización. 

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido: despliega el menú que nos permite añadir más comandos a la lista inicial. Mediante la opción Más comandos, 

tendremos acceso a todos los comandos que puede utilizar el programa, desde los más habituales y de uso común, hasta los más específicos.

Cinta de opciones

Excel 2013 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una planilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen. Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados por nosotros, como también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los grupos. De forma predeterminada se compone de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Empleando los métodos abreviados de teclado podemos acceder a las fichas. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla ALT. Para conocer qué letras debemos usar, presionamos dicha tecla y aparecerá sobre cada ficha la letra correspondiente. Por lo tanto, para acceder al contenido de una ficha debemos hacer clic sobre su nombre o presionar la combinación de teclas.

Barra de fórmulas

La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la dirección de la celda activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar funciones y, a la derecha, el Cuadro de fórmulas, donde insertamos y modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.

Menú Archivo A través de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones, accedemos a la Vista Backstage de Excel 2013, es decir, al lugar donde encontramos todas las opciones relacionadas con la administración de archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener información sobre ellos, entre otras posibilidades. Esta ficha se distingue de las demás por tener color verde.

Personalizar la barra de acceso rápido

Una manera simple de agregar nuevos botones a la Barra de herramientas de acceso rápido es desde la cinta de opciones. Hacemos un clic derecho del mouse sobre la herramienta que queremos agregar y seleccionamos Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para quitar un botón, hacemos un clic derecho del mouse sobre él y elegimos Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido

Anclar archivos

La opción Abrir de la Vista Backstage muestra en la sección Libros recientes, en forma predeterminada, los últimos archivos utilizados. Si necesitamos tener algún archivo a mano, podemos anclarlo a la lista de Libros recientes para que esté siempre visible. Para ello hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre el archivo y seleccionamos Anclar a la lista. La lista admite un máximo de 25 archivos, pero podemos especificar la cantidad que queremos visualizar.

Barra de estado

La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicación. En el sector izquierdo muestra información sobre el estado de una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando ninguna acción; Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vacía; o Modificar, cuando estamos editando el contenido de una celda. A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que permiten visualizar la hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página. Para activar o desactivar la visualización de más información en la barra de estado utilizamos el menú Personalizar barra de estado con todas las opciones disponibles, que se abre al presionar el botón derecho del mouse sobre la barra.

Área de trabajo

En la parte central de la ventana de la aplicación encontramos el área de trabajo, es decir, el sector donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa. En esta sección identificaremos sus componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a desplazarnos por las hojas de cálculo.

Encabezado de columna: las columnas se identifican con una letra, desde la A hasta la XFD.

Área de trabajo: está formada por filas y columnas. Aquí ingresamos los datos y vemos el resultado de las operaciones.

Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la hoja de trabajo.

Pestaña de hojas: a través de las pestañas podemos movernos por las hojas que componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.

Encabezado de fila: las filas se identifican con números, desde 1 hasta 1.048.576.

Celda activa: es la celda seleccionada.

Componentes del área de trabajo

Conocer los elementos que forman parte del área de trabajo es imprescindible para el manejo del programa, por eso los explicamos en detalle en la siguiente Guía visual.

La herramienta Zoom

El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir el porcentaje de zoom. En cambio, cuando deseamos ver de modo claro el contenido de una o varias celdas, podemos hacer un acercamiento aumentando el porcentaje. Disponemos de tres maneras de hacer zoom sobre la hoja de cálculo. La primera es utilizar el control deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. La segunda es aplicar las herramientas de zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo Zoom. La tercera es mantener presionada la tecla CTRL mientras giramos la rueda del mouse hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir). Es importante saber que la distancia de visualización no afecta el tamaño o el formato de los datos en la hoja de cálculo.

Desplazarnos por las hojas de cálculo

Desde el momento en que abrimos un archivo de Excel, ya sea que conozcamos mucho o poco sobre el programa, necesitaremos desplazarnos sobre las celdas, acercar o alejar la hoja de cálculo para tener mejor visibilidad y, también, conocer información sobre algunas opciones activadas o desactivadas en el programa. La forma de desplazamiento más común es la que realizamos con el mouse, que nos permite usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal, ubicadas en el costado derecho de la hoja de cálculo y en el sector inferior derecho. Además, disponemos de otras posibilidades para movernos por la hoja.

Trabajar con archivos

Excel 2013 presenta excelentes posibilidades de manipulación de archivos que brindan mayor funcionalidad a la hora de abrir y guardar un documento. Recordemos que los archivos en Excel reciben el nombre de libros. Un libro se genera de manera automática cada vez que abrimos el programa y hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco o cuando creamos un archivo desde el menú Archivo/Nuevo/Libro en blanco. En ambos casos se incluye de manera predeterminada una sola hoja de cálculo, la Hoja1. Esta es una opción que viene predefinida en el programa, pero podemos configurarla según nuestros requerimientos. Para hacerlo, vamos a Archivo/Opciones/General y en la sección Al crear nuevos libros/Incluir este número de hojas indicamos la cantidad; luego presionamos Aceptar. Así, cada vez que generemos un nuevo libro, este tendrá el número de hojas que hayamos especificado.

Guardar libros

Como vimos anteriormente, para administrar nuestros libros (guardar, abrir o cerrar) disponemos de la ficha Archivo. Si hacemos un clic sobre esta y, luego, presionamos Guardar, se muestran, en el panel derecho, las opciones que permiten almacenar el archivo que hayamos creado. También es posible utilizar la combinación de teclas CTRL + G. Una vez realizada cualquiera de estas dos instrucciones, como es la primera vez que guardamos el archivo, se activa la opción Guardar como, para seleccionar la carpeta donde queremos almacenarlo.

Guardar los cambios

Después de haber guardado el archivo por primera vez, en adelante, cuando hagamos cambios y queramos conservarlos, bastará con presionar CTRL + G o ingresar a la ficha Archivo y pulsar, en el panel izquierdo, la opción Guardar. También podemos usar el comando de la Barra de herramientas de acceso rápido, si se encuentra aquí.

Guardar como

Si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, debemos presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo donde podremos seleccionar otra carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el archivo.

Cerrar archivos

Para cerrar un archivo sin salir de Excel nos dirigimos a la ficha Archivo y pulsamos la opción Cerrar. Otra manera posible de hacerlo es presionar ALT + F4. En cualquiera de las dos opciones, si hemos realizado modificaciones en el archivo sin haberlas guardado, se nos preguntará si deseamos conservar los cambios antes de salir. Deberemos elegir entre Guardar, No guardar o Cancelar. Es importante que nos acostumbremos a guardar los archivos cuando los creamos y cada vez que realizamos cambios en ellos. Podemos hacerlo de manera muy simple, presionando la combinación de teclas CTRL + G. Así, evitaremos perder nuestro trabajo si se cierra el archivo de forma involuntaria.

Abrir archivos 

Para abrir un libro debemos ir al menú Archivo/Abrir. Se mostrará la lista de archivos recientes para que podamos abrirlos mediante un solo clic. Si el libro que buscamos no se encuentra ahí, debemos pulsar la opción Equipo y luego Examinar para acceder a la carpeta deseada. Aparecerá la ventana Abrir, que por defecto nos lleva a la biblioteca Documentos. Buscamos el archivo en la carpeta correspondiente, lo seleccionamos y presionamos el botón Abrir. También podemos utilizar la combinación de teclas CTRL + A. Otra posibilidad es abrir un archivo con el que hemos estado trabajando mediante la ficha Archivo/Abrir/Reciente, que despliega una lista de los últimos libros utilizados y los lugares donde están almacenados.

Tipos de archivos 

Excel 2013 incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso compartido de documentos entre diferentes versiones de Office. La extensión del archivo nos brinda información sobre un conjunto de características que definen el tipo de archivo: indica el formato, la clase de datos que contiene y el programa que requiere la computadora para visualizarlo o editarlo.

Autosuma

Excel nos permite crear documentos dinámicos a través de cálculos automáticos que simplifican nuestro trabajo. Para empezar a conocer algunas de las herramientas y soluciones que nos brinda este programa, vamos a realizar una operación de cálculo sencilla, pero muy útil. 

Para qué se utiliza

Una de las funciones más usadas en Microsoft Excel es la Autosuma, que permite sumar dos o más celdas, ubicadas en sentido horizontal o vertical, de una manera simple, con solo hacer un clic. La función se denomina de esta manera porque es capaz de calcular la suma de una lista de números de modo automático. La lista de datos puede estar en forma vertical, en las celdas de una columna, o en forma horizontal, en las celdas de una fila, según la estructura que queramos darle. La ventaja de emplear una planilla de cálculo en vez de una calculadora es que no solo obtendremos un resultado numérico sino que, además, tendremos a la vista cada uno de los datos que lo componen. 

Cómo se utiliza 

Para realizar esta operación debemos ingresar los datos que deseamos sumar, ya sea en forma horizontal o vertical, situarnos en la celda vacía siguiente y pulsar el botón Suma del grupo Modificar de la ficha Inicio. Se mostrarán los valores enmarcados por una línea punteada para que podamos identificar claramente cuáles son los datos que se están sumando. Para finalizar el cálculo presionamos la tecla ENTER.

FUNCIONES

Fecha y hora

Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejemplo, si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013. El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional establecida en el sistema operativo. La configuración regional por defecto, en la mayoría de los países de habla hispana, es dd/mm/aaaa (día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año).

FUNCION AÑO DE EXCEL 2013

AÑO: Devuelve el número del año de una fecha

Solo requiere del parámetro numero de serie o en otras palabras la fecha de la cual queremos saber el año. Para nuestro ejercicio vamos a aplicar en la columna C esta fórmula AÑO para obtener el año de cada fecha de la serie del precio de la TRM:

 

 

FUNCION HOY DE EXCEL 2013

La función Hoy lo que hace es devolver la fecha actual del sistema, sin fracciones; es decir, no devuelve horas, minutos ni segundos.

Requiere 3 parámetros:

Año: Corresponde al año de la fecha en cuestión

Mes: Corresponde al mes de la fecha en cuestión

Día: Corresponde al día de la fecha en cuestión

Para qué sirve?

La función Hoy sirve para obtener la fecha actual. Esto puede servirnos para, por ejemplo, mostrar la fecha de compra en una factura o nota de venta que imprimamos, u otro tipo de documentos imprimibles.

Cómo funciona?

La función Hoy, no necesita parámetros y se usa con los paréntesis vacíos, así:

 

Por ejemplo, podríamos utilizarla para obtener la fecha en la que se realiza una venta para imprimir una factura o nota de venta.

Funciones lógicas en Excel

En esta entrada hablaremos de las funciones lógicas de Excel, se utilizan para tomar decisiones en base al resultado que devuelven, pertenecen al grupo de las funciones matemáticas, éstas se utilizan para realizar operaciones de disyunción, conjunción, negación y combinaciones. Este tipo de funciones son aplicadas constantemente, especialmente en la elaboración de modelos financieros. En total existen siete funciones bajo esta categoría:

Función SI

Es una de las funciones más potentes de Excel, la cual trabaja bajo el entorno Verdadero y Falso. Decide el contenido de una celda dependiendo de que la prueba lógica sea cierta o falsa.

Sintaxis:

=SI (Prueba_ lógica; Valor _ si_ verdadero; Valor _ si _falso)

Argumentos de la función

La prueba lógica es cualquier valor o expresión que se pueda evaluar como Verdadero o como Falso. Es la condición sobre la que decidirá si el valor a devolver es verdadero o falso.

Valor si verdadero es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Verdadero

Valor si falso es el valor que se devolverá si la prueba lógica es Falsa

Es importante que escriba los argumentos secuencialmente, separándolos con puntos y comas y sin espacios en blanco, el paréntesis se abre después de escribir la función SI y se cierra al finalizar los argumentos.

Reglas para el uso de las funciones de Excel

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.

No dejes espacios antes o después de cada paréntesis

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), formulas o funciones.

Coloque los argumentos literales (valores que vayan a ser mostrados como texto) entre comillas. No utilice comillas en los números.

Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;)

Función SI anidada

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera, de manera que prueba alguna condición adicional. Cuando las posibles opciones de respuesta son más de dos, las funciones SI anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar. 

Función Y

Cuando deseamos que Excel verifique si dos condiciones se cumplen para regresar un valor, la función Y es una buena herramienta, ya que tiene solo dos argumentos (lógicos) y los compara. Solamente devuelve Verdadero si ambas condiciones se cumplen. Para ello haremos un recordatorio a la tabla de la verdad vista en las clases de lógica.

Sintaxis:

=Y (valor_lógico_1;valor_lógico_2)

§  valor_lógico1 (obligatorio): La primera condición a evaluar como VERDADERO o FALSO.

§  valor_lógico2 (opcional): Las condiciones adicionales que se desean evaluar hasta un máximo de 255 condiciones..

FORMATO CELDAS

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información que más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

GRUPO FUENTE

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente, la pestaña Fuente.

Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo   delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que en la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).

- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos están disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Subrayado: Observa cómo la opción activa es Ninguno. Haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: 

Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2013 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él y, si no, se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto.


Para cambiar el tamaño también puedes utilizar los botones, que aumentan o disminuyen el tamaño un nivel por cada clic, respectivamente.       

- Cambiar los estilos:

 

Activa o desactiva la Negrita. Anteriormente se representaba con una B. 

Activa o desactiva la Cursiva. Anteriormente se representaba con una I.

      Activa o desactiva el Subrayado simple.

 

Grupo Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

Aparecerá la ficha de la imagen.

 

Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Las opciones de la ficha son:

Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir, respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

GENERAL: Es la opción de Excel 2013 por defecto. Alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa cómo a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.

DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa cómo a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

RELLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Rellenar, en la celda aparecerá ****hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.

DISTRIBUIDO (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha y, además, trata de ocupar todo el espacio de la línea vertical, separando las palabras tanto como sea necesario.

Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo: desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2013 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta. Para ello, incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.  

Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro. Por ejemplo, árabe, hebreo, etc.

 

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.

Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

 Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más bordes.

Rellenos

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Grupo Estilos

Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opción son los estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la sección Estilos encontrarás los botones Dar formato como tabla y Estilos de celda.

Grupo de valores numéricos

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

EL FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que, dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

LOS TEMAS

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un libro. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto del documento al completo. Esto no implica que no se puedan personalizar las celdas de forma independiente, como hemos aprendido anteriormente, pero sí deberemos tener en cuenta que, si utilizamos colores del tema al colorear un relleno o un texto, éstos cambiarán si modificamos el tema.

Para cambiar el tema nos situaremos en la pestaña Diseño de página, en la sección Temas.

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA

Como ya sabes, en Excel 2013 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2…

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida. Así, si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

 

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja, dentro del apartado Organizar hojas.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como:

  .

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo método es mucho más directo y rápido:

Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta

  .

Escribir el nuevo nombre de la hoja.

Pulsar INTRO.

Cambiar el color a las etiquetas de hoja

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, así que seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas. Lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas y desplegar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elegir la opción Eliminar celdas...

O bien seleccionar las filas y pulsar la combinación de teclas Ctrl + -.

VISTA DE DISEÑO DE PÁGINA

En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2013, la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante.

En Excel 2013, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.

 

La forma de visualizar la hoja cambiará de aspecto:

Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo como hasta ahora. La única diferencia es que sabremos cómo quedará la hoja al imprimirla. Veremos los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página y sabremos cuántas hojas ocuparán y cómo se ajustan los datos a la página.

Si los datos ocupan más de una página, deberemos utilizar las barras de desplazamiento para ir viéndolas:

Al mover las barras de desplazamiento, un pequeño cuadro informativo nos indicará en qué columna o fila estamos situados.

También aparecen las reglas superior e izquierda. En ellas, podremos ajustar los márgenes de forma sencilla, arrastrando sus límites.

La pestaña Vista permite personalizar qué elementos mostrar.

Podemos ocultar o mostrar la Regla, las Líneas de cuadrícula, la Barra de fórmulas y los Títulos.
En caso de estar en la vista normal y no en la de diseño, también dispondremos de estas opciones, exceptuando la regla. 

Otra opción muy utilizada es la de Zoom.

Con la opción Zoom, se abre una ventana que te permite escoger entre varios valores.
La opción central devuelve la vista al 100%, es decir, al tamaño real.
Y Ampliar selección aumenta el zoom a 400%, centrándolo en la celda u objeto seleccionado.

Cuando volvemos a la vista Normal, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán dónde hará Excel los saltos de página. Estas líneas no se imprimirán.

Grupo Configurar Pagina

Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que configuremos la página, para modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel….

Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.

 

En la sección Configurar página, encontraremos botones rápidos a muchas de las opciones: para configurar márgenes, la orientación del papel, el tamaño, etc.

Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana.

El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

El recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

En la ficha Encabezado y pie de página podrás personalizarlos y ajustar diferentes parámetros.

La última ficha es Hoja, que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En Área de impresión: podrás indicar el rango de celdas a imprimir. 

En Imprimir títulos podrás activar las siguientes opciones:

- Repetir filas en extremo superior para que, en cada página que se imprima, aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro.

- Repetir columnas a la izquierda para que, en cada página que se imprima, aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar opciones, como:

- Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.

- Blanco y negro para no gastar las tintas de colores.

- Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

- Encabezados de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.